Bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn các thao tác để từ văn bản trên Word, ký số và phát hành qua trục liên thông quốc gia đến các cơ quan khác.
I. Phương án I: Sao y điện tử văn bản giấy:
Để thực hiện tống đạt văn bản cho UBND, các sở, ban ngành trong tỉnh, Thư ký thực hiện theo các bước sau đây:
- Bước 1: Thực hiện việc quét (scan) văn bản giấy đã ký và đóng dấu:
Có thể sử dụng cách quét gửi vào email cá nhân của thư ký, hoặc quét vào thiết bị USB (Sử dụng 04 máy photocopy tầng trệt có chức năng quét văn bản)
Yêu cầu: Văn bản sau khi được Scan xong phải rõ ràng, quét chế độ có màu, thẳng theo chiều văn bản, đủ số lượng trang văn bản.
- Bước 2: Truy cập phần mềm Quản lý văn bản và điều hành Tòa án vOffice theo địa chỉ: https://vbdh.toaan.gov.vn
Đăng nhập bằng tài khoản thư ký đã được cung cấp. Liên hệ Đ/c IT nếu không thể đăng nhập.
Tại màn hình chính, chọn chức năng VĂN BẢN ĐI
Chọn nút THÊM MỚI VĂN BẢN TRÌNH và chờ trong giây lát
Màn hình nhập thông tin văn bản xuất hiện:
Nhập các thông tin văn bản:
+ Ký hiệu: Theo ký hiệu đã thống nhất (ví dụ: /TB-THC)
+ Loại văn bản: Chọn loại văn bản (ví dụ Thông báo)
+ Trích yếu: Nhập thông tin văn bản (ví dụ: Quyết định đưa vụ án ra xét xử (vụ Nguyễn Văn A – UBND Tp Bà Rịa)
+ Đơn vị liên thông: Chọn ký hiệu như hình dưới để chọn nơi nhận
LƯU Ý: Nếu bạn không thấy biểu tượng này, hãy nhập vào phần Ghi chú những nơi muốn gửi đến để Văn thư biết.
Tại cửa sổ danh sách các đơn vị, nhập tên đơn vị cần gửi nhấn tìm kiếm (ví dụ UBND TP.Vũng Tàu) hoặc nhập mã H06 để hiển thị các đơn vị tỉnh BRVT.
Sau đó tick chọn vào đơn vị cần gửi và nhấn nút Lưu
+ Tiếp theo bấm chọn “Chọn người ký duyệt”
+ Chọn Nhân viên văn thư Admin-VT và nhấn nút CHỌN
+ Tiếp tục tại mục Ban hành, nhấn chọn “Cấp số và ban hành”
+ Tại mục Dự thảo, nhấn nút Chọn tệp:
+ Chọn File văn bản đã quét (scan) ở Bước 1 (lưu ý: chọn file PDF):
+ Tiếp tục chọn nút TRÌNH KÝ:
+ Kiểm tra thông tin, tick chọn gửi SMS nếu văn bản gấp, nhấn Nút TRÌNH KÝ
Hệ thống thông báo đã xử lý thành công.
Như vậy các thư ký đã thực hiện xong thao tác trình phát hành văn bản đến các đơn vị qua trục liên thông văn bản quốc gia.
(Tiếp sau đó Văn thư sẽ thực hiện đóng dấu sao y điện tử văn bản và phát hành văn bản đi trên hệ thống)
II. Phương án II: Phát hành Văn bản điện tử: Lãnh đạo, Thẩm phán ký số văn bản, lấy số tự động theo hệ thống:
Để thực hiện tống đạt văn bản cho UBND, các sở, ban ngành trong tỉnh, Thư ký thực hiện theo các bước sau đây:
- Bước 1: Soạn thảo hoàn chỉnh file dự thảo định dạng WORD, sau đó thực hiện thao tác Save As chuyển đổi thành file PDF:
Phần Số thông báo và ngày văn bản để trống, hệ thống sẽ tự động điền
Chọn File > Save As > Tại dòng Save as type chọn PDF > Đặt tên file và nhấn Save
- Bước 2: Truy cập phần mềm Quản lý văn bản và điều hành Tòa án vOffice theo địa chỉ: https://vbdh.toaan.gov.vn
Đăng nhập bằng tài khoản thư ký đã được cung cấp. Liên hệ Đ/c IT nếu không thể đăng nhập.
Tại màn hình chính, chọn chức năng VĂN BẢN ĐI
Chọn nút THÊM MỚI VĂN BẢN TRÌNH và chờ trong giây lát
Màn hình nhập thông tin văn bản xuất hiện:
Nhập các thông tin văn bản:
+ Ký hiệu: Theo ký hiệu đã thống nhất (ví dụ: /TB-THC)
+ Loại văn bản: Chọn loại văn bản (ví dụ Thông báo)
+ Trích yếu: Nhập thông tin văn bản (ví dụ: Quyết định đưa vụ án ra xét xử (vụ Nguyễn Văn A – UBND Tp Bà Rịa)
+ Đơn vị liên thông: Chọn ký hiệu như hình dưới để chọn nơi nhận
Nếu không thấy Đơn vị liên thông, hãy nhập vào ô Ghi chú để Văn thư biết nơi cần gửi
Tại cửa sổ danh sách các đơn vị, nhập tên đơn vị cần gửi nhấn tìm kiếm (ví dụ UBND TP.Vũng Tàu) hoặc nhập mã H06 để hiển thị các đơn vị tỉnh BRVT.
Sau đó tick chọn vào đơn vị cần gửi và nhấn nút Lưu
+ Tiếp theo bấm chọn “Chọn người ký duyệt”
+ CHÚ Ý: Tại bước tiếp theo, chọn 2 người:
1. Thẩm phán ký Văn bản và 2. Admin-VT.
(Chọn Thẩm phán trước, sau đó chọn Admin-VT)
Nhấn nút Chọn, sau đó chỉnh tại mục Ban hành, nhấn chọn “Cấp số và ban hành” ở dòng thứ 2 tên Admin-VT – Nhân viên văn thư.
+ Tại mục Dự thảo, nhấn nút Chọn tệp:
+ Chọn File văn bản dự thảo đã chuyển đổi sang PDF ở bước 1 (lưu ý: chọn file PDF):
+ Tiếp tục chọn nút TRÌNH KÝ:
+ Kiểm tra thông tin tên Lãnh đạo, Thẩm phán sẽ ký văn bản, tick chọn gửi SMS nếu văn bản gấp, nhấn Nút TRÌNH KÝ
Hệ thống thông báo đã xử lý thành công.
Như vậy thư ký đã thực hiện xong thao tác trình ký văn bản đến Thẩm phán.
- Bước 3: THẨM PHÁN ký số văn bản trên phần mềm:
+ Truy cập phần mềm Quản lý văn bản và điều hành Tòa án vOffice theo địa chỉ: https://vbdh.toaan.gov.vn
+ Đăng nhập bằng tài khoản Thẩm phán đã được cung cấp. Liên hệ Đ/c IT nếu không thể đăng nhập.
+ Tại màn hình chính, chọn chức năng VĂN BẢN ĐI
+ Chọn mục Chờ xử lý
+ Nhấn vào dòng Trích yếu Văn bản cần ký
+ Kéo xuống phần Dự thảo, nhấn chọn biểu tượng Ký CA
+ Màn hình Ký số sẽ xuất hiện như hình:
+ Chọn nút “Chọn vị trí ký” và di chuyển chữ ký vào vị trí trang cuối cùng, click chuột để thực hiện ký.
+ Bảng thông tin chữ ký sẽ xuất hiện, nhấn chọn nút “Ký số”
+ Nhập mã PIN của chữ ký điện tử, bấm OK.
+ Ký thành công, nhấn nút Hoàn thành.
+ Hệ thống báo Ký thành công, nhấn nút OK
+ Tiếp tục kéo xuống chọn nút “Ký duyệt”
+ Kiểm tra thông tin, tick chọn gửi SMS nếu văn bản gấp, nhấn Nút KÝ DUYỆT
Hệ thống thông báo đã xử lý thành công.
Như vậy Thẩm phán đã thực hiện xong thao tác ký số văn bản.
(Tiếp sau đó Văn thư sẽ thực hiện đóng dấu điện tử văn bản và phát hành văn bản đi trên hệ thống)
Bài viết thao tác Văn thư đóng dấu ký số điện tử sẽ trong bài sau! Mời các bạn theo dõi.