Lưu ý: Để thực hiện chức năng Lưu trữ hồ sơ trên hệ thống, tài khoản của bạn phải được cấp quyền Văn phòng HCTP (Liên hệ Cán bộ CNTT cấp tỉnh để được thay đổi quyền tài khoản nếu chưa nhìn thấy chức năng Quản lý Hồ sơ).
Để thực hiện các chức năng về Quản lý hồ sơ, thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1: Truy cập trang Quản lý giám sát hoạt động Toà án theo địa chỉ:
– Đăng nhập bằng tài khoản và mật khẩu đã được cung cấp.
Bước 2: Chọn chức năng Quản lý án sơ thẩm, phúc thẩm.
– Chọn chức năng Quản lý Hồ sơ.
– Chọn Lưu trữ hồ sơ hoặc chức năng Mượn trả hồ sơ.
**Chức năng Lưu trữ hồ sơ:
– Tại phần Tìm kiếm, nhập thông tin hồ sơ vụ việc cần lưu trữ:
+ Cấp xét xử: Chọn Sơ thẩm/Phúc thẩm.
+ Loại án: Chọn Dân sự/Hình sự/Hành chính/Hôn nhân gia đình/Kinh doanh Thương mại/Lao động/Phá sản.
+ Số thụ lý: Nhập số thụ lý của hồ sơ vụ việc.
+ Ngày thụ lý: Nhập ngày thụ lý hồ sơ vụ việc.
+ Số BA/QĐ: Nhập số bản án/quyết định.
+ Ngày BA/QĐ: Nhập ngày bản án/quyết định. Hoặc chọn Từ ngày … đến ngày … để tìm kiếm theo khoảng thời gian.
+ Thẩm phán chủ toạ: Nhập Họ và tên Thẩm phán chủ toạ.
+ Thư ký: Nhập Họ và tên Thư ký.
…
+ Trạng thái: Tất cả/Chưa lưu/Đã lưu/Có phiếu mượn/Đã chuyển/Có kháng cáo.
– Nhấn Tìm kiếm
– Tại danh sách các hồ sơ tìm kiếm sẽ có tên hồ sơ bạn cần lưu trữ, để thực hiện lưu trữ hồ sơ, tại cột thao tác, chọn Cập nhật
– Cửa sổ mới yêu cầu nhập thông tin lưu trữ hồ sơ xuất hiện (Nếu không nhìn thấy cửa sổ này, bạn hãy chỉnh cài đặt của trình duyệt cho phép trang qlta được mở cửa sổ mới).
+ Trạng thái: Lưu hồ sơ.
+ Ngày lưu hồ sơ: Nhập ngày nhận hồ sơ vào lưu trữ.
+ Số bút lục: Nhập tổng số bút lục của hồ sơ được bàn giao.
+ Các nội dung Kho lưu trữ, Khung lưu trữ, Phông lưu trữ, Số giá, Số hộp, Số cặp/quyển nhập theo quy định khi Kho hồ sơ đã chuẩn hoá.
+ Ghi chú: Nhập các thông tin cần ghi chú.
+ Nhấn nút Lưu. Cửa sổ thông báo “Cập nhật thành công”.
+ Nhấn nút Quay lại. Lúc này danh sách hồ sơ ở cột Trạng thái đã cập nhật thành “Hồ sơ đã lưu”.
– Nếu cần chỉnh sửa thông tin do nhập sai, nhấn nút Cập nhật. Sửa lại các thông tin và nhấn Lưu.
** Các chức năng khác của Lưu trữ hồ sơ:
– Để tải về danh sách các hồ sơ đang hiển thị theo tìm kiếm, chọn nút In Danh sách.
– Để tải về báo cáo thống kê số lượng hồ sơ đã lưu theo các năm, chọn nút In Báo cáo.
** Chức năng Mượn trả hồ sơ:
– Tại phần Tìm kiếm, nhập thông tin hồ sơ vụ việc cần lưu trữ:
+ Cấp xét xử: Chọn Sơ thẩm/Phúc thẩm.
+ Loại án: Chọn Dân sự/Hình sự/Hành chính/Hôn nhân gia đình/Kinh doanh Thương mại/Lao động/Phá sản.
+ Số thụ lý: Nhập số thụ lý của hồ sơ vụ việc.
+ Ngày thụ lý: Nhập ngày thụ lý hồ sơ vụ việc.
+ Số BA/QĐ: Nhập số bản án/quyết định.
+ Ngày BA/QĐ: Nhập ngày bản án/quyết định. Hoặc chọn Từ ngày … đến ngày … để tìm kiếm theo khoảng thời gian.
+ Thẩm phán chủ toạ: Nhập Họ và tên Thẩm phán chủ toạ.
+ Thư ký: Nhập Họ và tên Thư ký.
…
+ Trạng thái: Tất cả/Đã lưu/Có phiếu mượn/Đã chuyển.
– Nhấn Tìm kiếm.
– Tại danh sách các hồ sơ tìm kiếm sẽ có tên hồ sơ bạn cần Mượn/trả, để thực hiện tại cột thao tác, chọn Quản lý hồ sơ.
– Cửa sổ mới yêu cầu nhập thông tin lưu hồ sơ xuất hiện (Nếu không nhìn thấy cửa sổ này, bạn hãy chỉnh cài đặt của trình duyệt cho phép trang qlta được mở cửa sổ mới).
+ Trạng thái: Phiếu chuyển/Phiếu mượn/Nhận hồ sơ.
+ Đơn vị nhận: Chọn Toà án/Viện kiểm sát/ hoặc đơn vị khác
Sau đó tìm tên đơn vị nhận trong danh sách.
+ Người nhận: Nhập Họ và tên người nhận.
+ Người chuyển: Chọn Tên người chuyển hồ sơ.
+ Ngày chuyển: Chọn ngày chuyển hồ sơ.
+ Số bút lục: Nhập số bút lục hồ sơ.
– Chọn Lưu.